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SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE

Un sistema de información contable es el que comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. k PROGRAMAS CONTABLES Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad, registran y procesan las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Los más utilizados son:

  • COI (Contabilidad Integral)
  • NOI (Nómina Integral)
  • SAE (Sistema de Administración Empresarial)
  • SUA (Sistema Unico de Autodeterminación, que proporciona el IMSS para el cálculo de pagos y cuotas obrero patronales)
  • HELISSA: Posee varias herramientas que ayudan con toda la parte contable; es uno de los mas utilizados y de mejores y HELISA (versión personal)10. HELISA D.O.S.
  • NOVASOFT:  se baso en el  libro contabilidad general, con el fin de darle uso a las instrucciones del libro, funciona por módulos, se enfoca a unas aéreas específicas de la compañía, que son: aéreas administrativas, financieras, y de recursos humanos.

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CARACTERISTICAS QUE DEBERIA TENER TODO SOFTWARE DE CONTABILIDAD

Facilidad de uso: Un software completamente manejable por teclado que permita insertar transacciones de forma rápida y eficaz y haga el trabajo más fácil al administrativo.

Flexibilidad: Que el programa se adapte a los requisitos de la empresa, permita editar el plan de cuentas con las necesidades de la empresa, agregar cuentas más utilizadas, borrar aquellas que no se utilicen o modificarlas.
Gestión de Informes: Es esencial para la toma de decisiones un programa de contabilidad debe contar con la posibilidad de emitir informes de cuenta de pérdidas y ganancias, balances, y poder periodificarlos al gusto o crear informes a medida de las necesidades.
Compatibilidad: Con otros programas de oficina mas utilizados (Office),  programas contables y financieros, manejo de centros de costos y diferentes monedas.
Seguridad: Que sean programas seguros en sus claves de acceso, definición de usuarios con diferentes atributos, solo permita la imputación de cuentas auxiliares o de ultimo nivel e informe de cualquier inconformidad con el balance. Reportes basicos requeridos: Plan único de cuentas, comprobante diario de contabilidad, lista de documentos por periodos, lista de movimientos por cuentas, libros oficiales, estados financieros comparativos, análisis estadísticos y reportes legales ( Iva, retefuente, reteiva, reteica).

Opciones avanzada: Que tenga un generador de informes especializados, facilidad de actualización del software y Soporte contable en linea.

 VENTAJAS
Rapidez y oportunidad: Proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que el pc realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual.
Volumen de producción: Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando un sistema computarizado por su rapidez de procesamiento.
Protección contra errores: Se reduce el número de errores, pues el pc hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano.
Preparación rápida de informes: En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

Impresión automática de Documentos. Se puede obtener documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas por Cobrar a Clientes, cheques de nomina, Estados de ingresos de los Empleados, entre otros.

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REQUISITOS PARA TENER UN SISTEMA CONTABLE COMPUTARIZADO

Todos los contribuyentes que utilizan o deseen usar Sistemas Contables Computarizados para el manejo de los registros contables, deberán solicitar autorización ante su Administración de Rentas y cumplir con los siguientes requisitos:

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1. Comunicar Mediante un escrito a la Administración de Rentas donde están inscritos, el primer día en que inician sus registros contables bajo el Sistema Computarizado y nombre del Sistema y versión.
2. Seguridad de Acceso: El acceso al sistema debe estar controlado mediante nombre y clave de usuarios.
3. Numeración de comprobantes:Garantizar la continuidad numérica para los comprobantes de cheques y de diario, la que deberá ser consecutiva, indefinida e independiente para cada uno de estos.
4. Comprobantes preimpresos: Los formatos preimpresos de los formularios utilizados para registrar las diferentes operaciones como: Notas de Crédito, Notas de Débito, Comprobantes de Diario, Comprobantes de Cheques, Salidas de bodega, Ordenes de trabajo, Recibos de Caja, Facturas,etc.
5. Imprevistos: Cualquier modificación o cambio de sistema por otro deberá ser notificado a la Administración de Rentas respectiva con la documentación soporte correspondiente para su debido control y posterior verificación.
PROGRAMA CONTABLE MONOUSUARIO.
Es un sistema operativo que sólo puede ser ocupado por un único usuario en un determinado tiempo. Ejemplo de sistemas monousuario son las versiones domésticas de Windows.
APLICACIONES DE INFORMATICA
PROGRAMA CONTABLE MULTIUSUARIO

Son un sistema operativo que permiten trabajar desde varios computadores al mismo tiempo en una red de área local, donde varios usuarios pueden registrar información simultáneamente en una o diferentes áreas de trabajo.

PROGRAMA CONTABLE INTEGRADO

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Un sistema de Información desarrollado, completamente integrado para proveer la información que la empresa moderna requiere sin importar el lugar donde el consumidor se encuentre. Los procesos de ventas, compras, inventarios, logística, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad y activos fijos se integran completamente en línea incluyendo la generación de documentos fuente, permitiendo al directivo tomar decisiones adecuadas y oportunas.

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